De vraag waar alles bij HDMH om draait is: Voelt Bram zich gelukkig en doet hij ertoe? Waarbij Bram staat voor iedere cliënt, medewerker, betrokken mantelzorger en vrijwilliger. “Dit betekent dat wij het voor medewerkers zo gemakkelijk mogelijk moeten maken om er te zijn voor de cliënt. Ze moeten geen tijd verspillen met andere zaken, maar altijd de voor hen relevante informatie en applicaties bij de hand hebben”, zegt adviseur Kwaliteit & Veiligheid Stephan Verroen. Leidende principes daarbij zijn eenvoud in gebruik, makkelijke toegang tot informatie en gemakkelijk kennis kunnen delen.

Digitale werkplek die past bij de visie

De oude IT-omgeving voldeed niet aan deze visie. Voor HDMH reden om een minicompetitie uit te schrijven, waar verschillende integrators aan meededen. Marcella van Kraaij, ketenregisseur GRIP (wat staat voor Gebundelde Regie op Informatiemanagement & Projecten), nam hierin het voortouw. Ze vertelt: “Ik heb bij eerdere opdrachtgevers soortgelijke digitale werkplek-vervangingstrajecten gedaan en ben erg enthousiast over Synigo Pulse. Twee van de integrators hadden dit product in hun voorstel opgenomen. Ik was niet verrast dat deze twee voorstellen het best aansloten op onze wensen.” De keus viel op outsourcingpartner Simac.

Betrouwbare partner

Simac heeft ontzettend veel ervaring, al bijna 50 jaar, met het leveren van diensten en oplossingen op het gebied van informatie technologie. Simac is een familiebedrijf waar betrokkenheid en betrouwbaarheid hoog in het vaandel staan. Dit past heel goed bij Humanitas DMH: “Dankzij de fijne samenwerking met Simac verlopen onze projecten volgens planning en kunnen er door de korte lijnen snel beslissingen genomen worden. En dat werkt erg prettig”, aldus Marcella van Kraaij.

Live in een maand

Humanitas DMH wilde de overgang zo geruisloos mogelijk laten plaatsvinden. Daarom is – in slechts een paar weken tijd - in Synigo Pulse een omgeving gebouwd op basis van Office 365. Deze omgeving leek qua de look & feel sterk leek de oude digitale werkplek. Maar onder de motorkap werden alle voorbereidingen getroffen om voorbereid te zijn op verdere optimalisatie. Van Kraaij: “Het was daarom niet nodig om medewerkers een gebruikerstraining te geven. Alleen de mensen die content uploaden hebben een training gehad, omdat er voor hen wel wat verandert.”

IT is cruciaal geworden om de juiste kwaliteit van zorg te leveren. Marcella van Kraaij

Een werkgroep met mensen uit verschillende organisatieonderdelen bekeek welke features er vanuit de startpagina in de digitale werkplek moeten zitten en welke functionaliteit later zou worden toegevoegd. In slechts een maand kon Humanitas DMH live met de nieuwe omgeving. “Alle features die wij beschikbaar stellen zitten al standaard in Synigo Pulse. Het was dus meer een kwestie van het aanpassen van de look & feel en kleurstelling”, zegt Van Kraaij.

Persoonlijke KPI’s op je startscherm

Het nieuwe startscherm fungeert als één ingang om alle informatie op te halen en processen op te starten. De drie belangrijkste toevoegingen aan dat startscherm zijn een koppeling naar PowerBI en TopDesk en het onderdeel Weten en Regelen. Van Kraaij: “Iedereen ziet nu, zodra hij of zij de werkplek opstart, zijn eigen persoonlijke KPI’s in een dashboard. Door op het dashboard te klikken ga je door naar PowerBI en kun je dieper in de cijfers duiken. Iedere medewerker ziet dus voortdurend hoe het ervoor staat met de voor hem of haar belangrijkste doelen en taken. Op die manier transformeren we naar een meer datagedreven organisatie.”

Met de koppeling naar het selfserviceportaal van TopDesk verhoogt Humanitas DMH de zelfredzaamheid van medewerkers op IT-gebied. “Medewerkers kunnen heel veel dingen zelf, denk aan het resetten van hun password. Door ze via Pulse rechtsreeks in TopDesk de weg te wijzen, krijgt onze IT-dienstverlener minder tickets en zijn medewerkers sneller geholpen. Het is een win-win.”

Snel informatie vinden

Weten en Regelen tot slot is de centrale kennisbank van de organisatie. Daarin staan alle beleidsstukken, handleidingen, protocollen en andere informatie die niet dagelijks verandert. Verroen: “Voorheen hadden we die documenten in een SharePoint-omgeving staan. In theorie is SharePoint goed doorzoekbaar, maar in de praktijk niet omdat wij veel documenten hebben waar een bepaald trefwoord in voorkomt. Mensen vonden het moeilijk om specifiek genoeg te zoeken en kregen dan te veel documenten voorgeschoteld over het bewuste onderwerp. Bovendien werd in SharePoint niet gecorrigeerd voor spelfouten. Als je per ongeluk ‘sexuele intimidatie’ als zoekterm gebruikt, dan vind je niets omdat wij seks met ks schrijven.”

Medewerkers moeten altijd de voor hen relevante informatie en applicaties bij de hand hebben. Stephan Verroen

Een belangrijke wens was daarom om de documenten behalve via een zoekbalk ook toegankelijk te maken via browsen. “Je kunt in Synigo Pulse vier lagen aanmaken, dat is ruim voldoende voor ons”, zegt Verroen. “Veel documenten zetten we op twee of soms wel drie plekken neer omdat ze betrekking hebben op meerdere onderwerpen. Op die manier wordt het voor medewerkers nog makkelijker om het juiste document te vinden.” Uiteraard hoeven wijzigingen slechts op één plek te worden aangebracht. Verroen: “We hebben beheerregels zoals: dit document wordt één keer per jaar geüpdatet, dit document mag alleen na vier-ogen-goedkeuring worden aangepast et cetera. Daar zit ook een workflow achter, zodat de eigenaar van het document vanzelf een seintje krijgt dat het tijd is voor een update.”

Uitstekende begeleiding

Over de begeleiding die ze kregen vanuit Synigo, zijn beide zeer te spreken. Van Kraaij: “Synigo luistert naar zijn klanten en maken direct de juiste vertaalslag. We zaten vanaf het begin op één lijn.” Verroen sluit zich daarbij aan: “Ik heb nog nooit eerder zo prettig met een leverancier samengewerkt. Synigo staat aan onze kant, ze voelen een hele hoge betrokkenheid bij hun klanten. Ze reageren ook snel. Dat is een belangrijke reden geweest waarom we binnen een maand live waren.”

Denk groot, begin klein

Na de snelle implementatie is Humanitas DMH klaar voor de volgende fase: een aanzienlijke uitbreiding van de functionaliteit. “Onze organisatie denkt groot, maar begint altijd klein”. Dat kleine begin is gemaakt, het is nu tijd om aan de hand van klantreizen met medewerkers in gesprek te gaan: hoe kan technologie ondersteunend zijn aan het leven van Bram? De innovatie die daaruit ontstaat, willen we ook zoveel mogelijk opnemen in de werkplek. Het is een proces waar we de tijd voor nemen. Het wordt deels top-down gestuurd en vindt deels bottom-up plaats”, zegt Van Kraaij.

Zodra de digale werkplek breder wordt, zal omgaan met Synigo Pulse ook in de introductiecursus voor nieuwe medewerkers worden opgenomen. Van Kraaij: “Nu focust die cursus zich nog sterk op de zorgapplicaties, maar straks zal steeds meer functionaliteit uit die applicaties via Pulse beschikbaar zijn.”

Ook is ze met Synigo in gesprek over een testomgeving waarin dergelijke nieuwe features kleinschalig kunnen worden getest. “Innovatie doe je vaak met één team of één locatie. Als we zo’n innovatie in Synigo Pulse opnemen, wil je dat ook eerst met dat ene team of die ene locatie testen en niet meteen organisatiebreed uitrollen”, verklaart Van Kraaij.

Technologie maakt het verschil voor cliënten en medewerkers

Verroen vindt het een enerverende tijd: “We komen op het punt dat we met technologie écht het verschil kunnen gaan maken voor cliënten en medewerkers. IT is niet langer maar zo een ondersteunende tool, het is cruciaal geworden om de juiste kwaliteit van zorg te leveren. En daar profiteert Bram van!”